Word邮件合并功能批量制作打印邀请函、荣誉证书

Word邮件合并功能批量制作打印邀请函、荣誉证书

在日常办公中，经常会遇到这类情况。要统一大批量制作和打印邀请函、荣誉证书、录取通知书、工资条等。这一类的共同点是大部分内容是一样的，只是其中相关的信息根据不同的记录发生了变化，例如：同一个奖项获得者的内容都是一样的，只是获奖人的姓名发生了变化。这时如果我们一个个修改姓名，再一张张打印出来，效率就太低了。所以，我们可以利用邮件合并功能，让Word与Excel中数据源进行合并，使得Word中可以去引用Excel中相关信息，让Word自动根据一条记录打印一张荣誉证书。（本案例中将以制作荣誉证书为例进行讲解）

准备工作：

提前将获得奖项的相关信息录入到Excel文件中，同时完成荣誉证书正文的排版。如图所示。

利用邮件合并功能使得Word与Excel数据源合并：

打开Word编排好的荣誉证书文档，选择“邮件”选项卡，选择“选择收件人”下拉菜单中的“使用现有列表”

根据Excel数据源的路径找到数据源：

根据Excel数据源存放的位置，在“选取数据源”对话框中浏览其所在位置，然后找到该excel文件，选择后点击“打开”。

选择Excel中数据存放的数据表：

弹出“选择表格”对话框，根据数据存放的位置选择工作表，然后选择“确定”按钮。即完成了Word和Excel数据源合并。此时你会看到邮件合并功能区中的命令“点亮”（即可以使用相关命令）

利用邮件合并功能引用excel中的数据：

将光标定位在将要显示信息的位置，选择“插入合并域”——“姓名”，此时光标所在位显示被引用的姓名《姓名》

单击预览查看结果：

批量打印之前，为了确保信息的准确性，可以点击预览结果。

批量打印：

确认信息无误后，选择“完成并合并”——“打印文档”——“全部”并确定。