用word的邮件合并功能批量制作制式文件

用word的邮件合并功能批量制作制式文件

工作中你是否遇到过这样的情况？用word批量制作某种制式文档（我自己的定义，），文档的主体框架与内容是一样的，只是有部分内容有规律的成对（或相对应）的发生变化。

例如，你想做一份学生成绩通知单给每个学生家长，成绩单中都涉及学生姓名、数学、语文、英语成绩、总分及排名等固定的制式内容（不变），具体成绩随着每个学生相应发生改变。全班几十名学生，工作量着实不小哦。

学会了word的邮件合并功能，此类问题将迎刃而解，快速、高效。

word的邮件合并属于高级功能，若有一定的word、excel基础成效更为显著。

word制式文档（模板）和xecel数据源文件的创建。

和平时word处理文档时一样，只是在需要添加可变内容的地方预留好空位。以此作为制式文档（也可称作模板）。

用excel处理软件新建或修改（之前已有的*.xlsx文件），但至少需要包含word模板文件中的可变项内容。

见简介示例图。

word制式文档（模板）的设置（本文为学生成绩通知单.docx，下同）

打开——学生成绩通知单.docx——点击 邮件 菜单——开始邮件合并按钮旁三角——选普通word文档。

word制式文档（模板）与数据源文件 建立联系。

（1）点击邮件菜单——选择收件人 按钮旁三角——使用现有列表。

（2）点击后会出现选取数据源窗口。在这里找到你的数据源文件（本例为学生基本情况登记表.xlsx），打开。

（3）出现选择表格窗口，选定含有你所需数据的标签，确定。

联系建立完成，明显的标志是word邮件标签中原来灰色的按钮变得可用了。

在word制式文档（模板）里插入合并域

通俗的讲，就是在需要显示数据源文件中对应内容的地方、添加其记录“元素”的名称，说着繁琐，有图一看就会。

word文档光标移至需要添加内容的地方，邮件——插入合并域旁的三角——选择对应项，ok。添加后的效果如下、域名带《》和其他内容一样可由word处理。

结果预览。以防出错或合并后不合心意。

编辑好插入域的格式后（比如字体颜色、大小、对齐等），点预览结果按钮（双向），可查看合并后的效果、再点击则回到显示域名状态。这里显示第1条记录，你可以点击其左右的三角按钮，依次查看其它记录。见下图

预览结果无误后，可进行邮件的合并了！

完成邮件合并

（1）点击“完成并合并”按钮的下拉箭头——选择编辑单个文档，则合并到一个文档中。

点击后出现合并到新文档对话框。在这里可指定合并记录的几种情况：全部、当前记录、从...到...，为单选，选好后点确定。

等待程序处理完成，形成名为 “信函1"的word新文档。其内容为你所指定记录范围的所有记录合并后的结果，每条记录一份。可将信函1word文档改名保存，存档或打印。

（2）点击”完成并合并”按钮的下拉箭头——打印文档，则合并后的结果直接输送到打印机。

点击后出现合并到打印机对话框，也是指定记录的几种情况。选择好后，确定，输出到打印机，记得打印机要打开哦^_^。

当然还可以选择——发送到电子邮件，不常用。